高效管理时间法则：硬核的帕金森定律

编者按：你是否总是在最后一天甚至最后几分钟去冲刺做一项重要的工作？又或者你去年给自己定下的目标却迟迟尚未开展。如果一件事情你给自己分配的时间是一周，那么你就会花费一整周才去完成这件事。如果是 24h，那么你就会花费 24h。大多数人都是如此，deadline 决定生产力，这就是帕金森定律。本文带你全面探索帕金森定律，并帮助你高效管理时间。文章来自编译，希望能对你有所启示。 如果你必须完成一个项目，你会怎么开始做？你可能会拿一大杯咖啡，坐下来，然后决定你实际需要多少时间来完成这项工作。你会考虑到所有的小细节，并确保当事情没有按计划进行时，你有一些额外的时间来处理解决。虽然这通常被认为是执行某些事情的正确方法，但它也是浪费时间的主要原因。是的，这听起来可能很奇怪，但安排时间做某事是最大的时间浪费之一。 1955 年，《伦敦经济学人》（the London Economist）发表了英国作家西里尔·诺斯科特·帕金森（Cyril Northcote Parkinson）的一篇文章，文中写道：<strong>“工作增多只是为了填满完成这项工作的时间。”</strong>后来，本文的关键发现被简单地引用为帕金森定律。 作者试图传达的主要观点是，随着组织的发展，官僚主义也会扩大。但帕金森定律不仅仅是理解当一家公司变得越来越大时，一些文书工作是如何被剔除和减少的。它是关于战胜拖延症，让你的工作变得更有效率的，也是最终帮助你快速完成项目的关键所在。 不管你承认与否，你肯定已经被帕金森定律给欺骗了，而正确地理解这一原则可以大大提高你的生产力。 ## **帕金森定律是什么?** 简单地说，帕金森定律的意思是，如果你分配 8 个小时来完成某项工作，即使这项任务可以在 4 小时内完成，它也会恰好花费你 8 个小时。 你在这些时间里所做的工作量看起来是这样的：  图1：我们开始得很慢，一旦最后期限临近，我们就会全力以赴完成工作。 在整个项目的执行过程中，不到最后一刻，你都会告诉自己你有时间。因此，你会不断地拖延。 <strong>你会比身体所真正需要休息的时间更频繁地去休息，缺乏时间压力会导致进一步推迟任务</strong>，在某种程度上，你甚至可能无聊到开始按字母顺序排列你的香料抽屉。或者换句话说，你会故意让自己的大脑充斥着各种七七八八的想法，因为你最初决定这项任务需要 8 个小时来完成，所以这项任务在你眼里就应该正好需要 8 个小时去完成。 我不知道你的真实情况如何，但我确实犯了上述的错误。我故意让自己有更多的时间去做一些事情，我这么做是有原因的，如果发生意外的事情，我想有足够的时间做出应对反应，这些意外可能包括：一个来自未来的机器人在附近传送文件，而我的电子接收设备却没有电了。（总之就是很无厘头）但在理解了帕金森定律背后的逻辑之后，我现在会有意地缩短完成一项任务的最后期限，这让我更有效率。 我的日常工作流程是这样的（或者至少我希望是这样）：  图2：当我们故意给自己更少的时间来完成一项工作时，我们所做的工作量就会被平均分配。 **更短的期限迫使我集中注意力，这有助于我平均分配每小时所做的工作。** 如果你的工作流程看起来像图 1，这意味着你在最后一刻才做每件事，这肯定会给你带来巨大的压力。别担心，你可以对自己的工作流程进行小小的调整，以充分利用时间。 ## **为什么理解帕金森定律很重要？** 西里尔·帕金森（Cyril Parkinson)）关于工作增多的观察主要是关于公司规模扩大时文书工作的增加，但在那之后，帕金森定律显然适用于任何地方： * <strong>你会花光省下的所有钱：</strong>如果你存了 1000 美元想买一个新沙发，你很可能会花光这些钱，甚至会花费更多。 * <strong>产出不会与员工人数成比例增长：</strong>你雇佣了很多员工，但产量没有成比例增长，这在大公司中很常见。老员工和新员工都会找到新的方式来“摸鱼”打发时间，那就是做不重要的事情。 * <strong>你有多少东西取决于你有多少存储空间：</strong>如果你的公寓有 3 间卧室，你会确保每个房间都装有足够的东西。 或者我们可以将上述内容压缩成一行代码，即：拥有 X 数量的资源意味着你将花费 X 数量的资源。 幸运的是，你可以反过来利用这条定律。 什么意思呢？ 只要让自己少花点时间去做某事。或者正如斯托克-桑福德（Stock-Sanford Corollary）推论所说：“如果你拖到最后一分钟才去做某件事，事实上你只需要一分钟就能完成它。” ## **如何让帕金森定律对你有利？** 多亏了帕金森先生，我们知道了浪费时间的原因和方式，现在我们应该知道如何可以扭转局势了，对吧？ 是的，但事情不会那么容易。 我们有松懈的倾向，尤其是在没有边界的情况下。因此，为了确保你在应该工作的时候不会浪费时间在其他事情上，比如重新整理衣柜，你应该做的第一件事就是设置一些限制： * <strong>约束：“创造力来自约束”---Twitter 联合创始人比兹·斯通（Biz Stone）有句这样的名言。</strong>但为什么要在一切皆有可能的自由世界里设置限制呢？正是因为刚才提到的原因。如果我们的大脑认为一切都是可能的，我们可以拥有一切，我们会徘徊，会浪费时间去考虑所有的选择。虽然这听起来很棒，但这只是在浪费我们的时间。为所有事情设置约束，从你花在各项事务上的钱到你分配给各项任务的时间都需要这样做。 * <strong>列出重要任务：二八定律（又名帕累托定律）如此受欢迎是有原因的，因为它的确很有效。</strong>当你知道哪些任务是最重要的，你就可以适当地计划你的一天。例如，我在早上首先处理最难的任务，因为那时工作效率最高。晚上，我会去处理那些不需要太多精力的待办事项。 * <strong>独立任务：我认为我们可以安全地说工作有两个阶段，一是研究阶段，另一个是执行阶段。</strong>为了确保你在应该工作的时候不是在做研究，或者相反，你要明确指出什么时候你需要去搜集资料和准备材料等等，什么时候你需要真正做深入、专注的工作研究。但是，永远不要同时做这两件事。 * <strong>检查：该任务是上述任务的延伸。</strong>在工作完成后，确保在正式发布之前有一些时间来检查它。作者称此阶段为编辑模式。毕竟，写作和编辑是完全不同的任务。当你编辑你的文学作品时，你需要一种完全不同的方法。或者，如果你要做一个重要的决定，比如说，你只有 12 个小时来决定是否接受这家公司提供的工作，至少要花几分钟来考虑一下所有可能的情况。 * <strong>设定最后期限（deadline）：更准确地说，设定更短的最后期限。</strong>当你设定最后期限时，你就创造了一个强大的激励氛围，这会迫使你专注。你完全沉浸其中，没有任何与完成项目无关的事情干扰你。举个例子，如果你想写一篇博客文章，如果这通常需要你 4 个小时，那么<strong>下次你只需要分配 2 个小时。更短的时间框架肯定会让你更专注。</strong> 一定要学会分配并合理利用时间。因为你只给自己 3 个小时去完成一项工作，这可能会导致最终结果会有一些瑕疵或者不足。也就是说，你完成的任务质量不高。例如，你的文章可能有标点错误，有些句子可能听起来不太合乎逻辑。所以，确保你总是有富裕的时间来检查你所做的事情。 ## **总结** 从本质上讲，为了最大限度地利用这一点，你会想在头脑中制造一种虚假的紧迫感欺骗你的大脑，让它认为你没有足够的时间来完成任务。这种时间压力会迫使你停止在社交媒体上闲逛，最终完成工作。 同样，这也可以通过设定更短的截止时间来轻松实现，或者设定最后的完成期限。因为如果没有最后期限，工作不仅会扩展到填满可用的时间，而且会无限扩展。你的大脑会认为“还有时间”，只是因为你还没有说你应该什么时候完成这项任务。 这听起来像是一个简单的解决方法，但数百万人高估了最后期限的力量。不要成为他们中的一员。 为你最大的目标设定一个最后期限，并坚持下去，这样它们就不会变成又一个遗憾。”---卡洛斯•华莱士（Carlos Wallace） 译者：Araon